Przechowywanie dokumentów firmowych – jak to zrobić bezpiecznie?

Nad optymalnym rozwiązaniem zastanawia się wielu przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej. Gdzie przechowywać akta osobowe, sprawozdania finansowe, dowody księgowe czy segregatory z danymi wrażliwymi? Jak optymalnie zabezpieczyć ważne dokumenty firmowe? Z pewnością przyda się zamykana szafa na dokumenty RODO. Firmowe papiery należy odpowiednio chronić przed dostępem osób trzecich.

Zasady przechowywania dokumentów firmowych

Wszelkie kwestie związane z księgowością reguluje Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994. Zgodnie z przepisami prawnymi, przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania  wielu dokumentów w oryginalnej postaci czy prowadzenia ksiąg podatkowych. Zdecydowana większość właścicieli przedsiębiorstw nie chce korzystać z usług zewnętrznych firm. Współpraca z wyspecjalizowanym archiwum generuje dodatkowe koszty, co ma szczególne znaczenie dla początkujących przedsiębiorców.

Dowody księgowe czy inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, roczne sprawozdania finansowe, karty wynagrodzeń należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku podatkowego. Ze względu na konieczność przetrzymywania tak wielu danych w wersji papierowej, warto zainwestować w solidne szafy na dokumenty. Dostępne na rynku modele zapewniają należyte bezpieczeństwo przechowywania oraz wygodę podczas użytkowania. Wiele z nich została wyposażona pojemne szuflady, blokady stanowiące zabezpieczenie przed wypadaniem oraz dodatkowe przegrody.

 

Gdzie można przechowywać dokumenty w firmie?

W przestrzeni biurowej sprawdzą się meble z opcją zamykania na klucz. Największą popularnością cieszą się szafy metalowe na dokumenty, które zostały wykonane z najwyższej jakości blachy stalowej. Modele tego typu są wyjątkowo odporne na działanie czynników zewnętrznych oraz uszkodzenia mechaniczne. W praktycznym meblach może się zmieścić wiele teczek osobowych z zawieszkami i układanych poziomo.

Szafa metalowa na dokumenty przyda się w każdym przedsiębiorstwie. W ofercie rynkowej dostępne są modele, które poza funkcjonalnością charakteryzują się walorami estetycznymi. Z łatwością można je dopasować zarówno do klasycznej, jak i bardziej nowoczesnej aranżacji biura. Większość modeli została dopasowana do dokumentów w formacie A4 oraz wyposażona w szuflady o zróżnicowanych wymiarach. Są łatwe w montażu i dostępne w wielu kolorach z bogatej palety RAL.

 

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty firmowe?

Warto zainwestować w szafy na akta poufne. Malowane proszkowo egzemplarze są odporne na korozję i dostępne w wielu wariantach kolorystycznych. Większość z nich została wyposażona w szuflady na prowadnicach kulkowych o dużej nośności. Szafy pancerne na dokumenty stanowią niezawodne zabezpieczenie antywłamaniowe. Modele na akta poufne są dostępne w klasach A, B i C oraz S1 czy S2.

Wielu właścicieli firm chętnie też inwestuje w sejfy gabinetowe. Można w nich przechowywać nie tylko najważniejsze dokumenty, ale też gotówkę. W ofercie producentów sejfów gabinetowych dostępne są modele z zamkiem kluczowym, elektronicznym lub szyfrowym. Na szczególne wyróżnienie zasługują niewielkich rozmiarów urządzenia z certyfikatem Instytutu Mechaniki Precyzyjnej w Warszawie.

 

W jakie meble biurowe warto zainwestować? Gdzie kupić?

Niezależnie od wielkości firmy i profilu działalności przyda się szafka zamykana na kluczyk, szafa aktowa i szafa na segregatory. Wysokiej jakości meble metalowe socjalne i biurowe są dostępne w ofercie firmy Metalkas. Ze szczegółami oferty warto zapoznać się na stronie internetowej https://sklep.metalkas.com.pl/meble-metalowe/socjalne-i-biurowe/szafy-kartotekowe.html!